Politique d'assurance qualité de Pôle emploi pour les formations qu'il finance

En tant que financeur de formation, Pôle emploi est soumis à trois obligations, objets de la présente instruction :

• il publie un catalogue qui référence les organismes de formation dont il finance les formations et qui sont conformes aux critères qualité du décret ;
• il communique au grand public les méthodes utilisées pour vérifier la conformité des organismes de formation aux critères du décret ;
• lorsqu'il finance une action de formation via l'Action de formation conventionnée (AFC), l'Aide individuelle à la formation (AIF) ou la Préparation opérationnelle à l'emploi individuelle (POEI), il doit préalablement s'assurer que l'organisme de formation est en conformité avec les six critères qualité indiqués dans le décret.

Critères d'éligibilité au catalogue qualité de Pôle emploi

Pôle emploi fixe les critères d'inscription d'un organisme de formation à son catalogue qualité.

Ainsi, l'organisme doit avoir bénéficié d'un financement de Pôle emploi l'année « n » et l'année « n-1 ».

Ne sont pas référencés les organismes de formation ayant moins de 10 répondants par an aux enquêtes de satisfaction de Pôle emploi et qui ne sont ni attributaires des marchés de Pôle emploi ni détenteur d'un label ou certificat reconnu par le Cnefop.

Le catalogue est actualisé chaque trimestre.

Les courriers d'information aux organismes de leur référencement ou déférencement leur sont adressés par les directions régionales (excepté pour les organismes d'envergure nationale avec un seul SIRET). Il s'agit d'un courrier simple dans le cas d'un référencement et d'un courrier avec accusé de réception pour un déférencement.

Conditions de l'obtention d'un financement AIF ou POEI

A compter du 9 mai 2017, un devis pour une aide individuelle de formation (AIF) ou une demande de prise en charge d'une préparation opérationnelle à l'emploi individuelle (POEI) ne pourra être analysée par le conseiller de Pôle emploi que si l'organisme de formation est :

• soit référencé au catalogue qualité de Pôle emploi ou attributaire d'un marché Action de formation conventionnée (AFC) ;
• soit détenteur d'un label ou certificat reconnu par le Cnefop ;
• soit référencé au catalogue qualité d'un Conseil régional, d'un Opca, d'un Opacif ou de l'Agefiph ;
• soit titulaire d'une attestation de conformité délivrée par Pôle emploi. Une telle attestation peut être demandée via le formulaire en ligne sur le site de Pôle emploi. La liste des points de vérification figure en annexe de l'instruction.

L'organisme de formation doit indiquer dans le devis AIF ou le formulaire POEI sa situation au regard des critères ci-dessus, excepté lorsque le formulaire pour un devis AIF est utilisé pour une avance de fonds dans le cas d'une formation financée intégralement par les heures CPF du demandeur d'emploi, dès lors que Pôle emploi n'en est alors pas le financeur réel.

Contrôles a posteriori

Pôle emploi procède à des contrôles a posteriori, sur pièce ou sur place, des organismes référencés à son catalogue qualité. Le référentiel de contrôle, basé sur les 21 indicateurs identifiés par le Copanef figure en annexe de l'instruction.

Les contrôles sont réalisés sur la base de 3 sources d'informations :

• la politique de contrôle qualité de la direction régionale ;
• les saisines des conseillers en agence ;
• les réclamations des demandeurs d'emploi.

L'organisme est informé d'un prochain contrôle par un courriel de la région. Toutefois, des contrôles sur place inopinés peuvent avoir lieu, en particulier à la suite d'une saisine d'un conseiller en agence ou de réclamations des demandeurs d'emploi. Par ailleurs, Pôle emploi peut venir observer l'animation de séquences de formation.

Les contrôles donnent lieu à la réalisation d'un rapport dans lequel Pôle emploi se prononce sur les points contrôlés, les éventuelles sanctions, leur délai de mise en œuvre ainsi que le maintien ou non de l'organisme dans le catalogue.

3 types d'écarts de conformité peuvent être constatés : point sensible, non-conformité mineure, non-conformité majeure.

1° Point sensible

Il s'agit d'un manquement sur l'un des points de contrôle d'un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité sans porter sur une disposition légale relative à la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.

Pôle emploi adresse alors par courrier ou courriel une demande de mise en conformité à l'organisme de formation. Les preuves d'action correctives doivent être communiquées à Pôle emploi dans un délai de 2 mois. Si cette preuve n'est pas rapportée, une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai d'un mois est adressée à l'organisme. La mise en conformité est appréciée par Pôle emploi à l'issue d'un nouveau contrôle sur pièces dans la semaine qui suit l'envoi des éléments par l'organisme de formation.
Au terme du délai d'un mois, en l'absence de mise en conformité ou si cette dernière n'est pas validée, l'organisme de formation voit le financement de ses actions de formation suspendu et est déférencé du catalogue qualité. Il est informé de ce déférencement par la direction régionale par un courrier avec accusé de réception, confirmé par un courriel indiquant le motif. L'organisme doit attendre 2 mois avant d'adresser à Pôle emploi une nouvelle demande de contrôle pour bénéficier à nouveau de financement et être réinscrit au catalogue.

2° Non-conformité mineure

Il s'agit d'un manquement sur plusieurs points de contrôle d'un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité sans couvrir l'intégralité d'un critère ou mettre en cause la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.

Pôle emploi adresse, par courrier ou courriel, une mise en demeure de se mettre en conformité dans le délai d'un mois accompagné d'une demande détaillée de plan d'action que l'organisme doit mettre en place. La mise en conformité est appréciée à l'issue d'un nouveau contrôle dans la semaine suivant l'envoi des éléments par l'organisme de formation. Les sanctions en cas de manquement à la mise en demeure sont identiques à celles applicables dans le cas de la constatation d'un point sensible (voir ci-dessus).

3° Non-conformité majeure

Il s'agit d'une défaillance de l'organisme de formation sur l'ensemble des points de contrôle d'un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité ou d'un manquement aux dispositions légales encadrant la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.
Elle entraîne :

• une suspension du financement d'actions de formation jusqu'à ce que la remise en conformité soit validée ;
• une suspension du référencement dans le catalogue qualité ;
• la sortie immédiate des stagiaires des locaux en cas de risque d'atteinte à l'intégrité des personnes. Un procès-verbal est remis à l'organisme et une copie est adressée aux stagiaires concernés.

La mise en conformité est appréciée à l'issue d'un contrôle sur place dans les 15 jours ouvrés suivant le constat de non-conformité majeure. Si elle n'est pas validée, les sanctions perdurent pour une durée minimale de 3 mois avant un prochain contrôle.

Situation spécifique pour le premier catalogue qualité publié au 9 mai 2017

Le catalogue qualité du 9 mai 2017 est constitué de façon transitoire comme suit :

• 24 janvier :
  • intégration des attributaires AFC financés en 2016, à l'exception des cas de mise en demeure recensés ;

• 28 février :
  • intégration des organismes ayant dispensé en 2016 en AIF ou POEI s'ils détiennent un label ou un certificat reconnu par le CNEFOP et ne sont pas actuellement sous l'effet d'une sanction/procédure de mise en demeure par la direction régionale ;

• jusqu'au 9 mai :
  • intégration des organismes de formation non référencés dans les catalogues des régions, avec plus de 10 répondants aux enquêtes de satisfaction menées par Pôle emploi en 2016 et, après analyse de Pôle emploi jugés conformes aux exigences du décret Qualité ;

• 30 juin, puis tous les trois mois :
  • intégration des organismes de formation ayant dispensé une formation financée par Pôle emploi depuis le début de l'année en cours et répondant aux critères d'éligibilité du catalogue.

Instruction n° 2017-16 du 19.4.17 (BOPE du 19.4.17)